Flytning af kontor: den komplette tjekliste

En kontorflytning har mange små opgaver, og det er sjældent de store, der går galt. Det er internetforbindelsen, der ikke er klar, eller nøglerne, der ikke passer. Brug tjeklisten her, og fordel opgaverne mellem flere personer.

3-6 måneder før

• Tjek opsigelsesvarslet på det nuværende lejemål.
• Afklar hvad der skal med, og hvad der skal sælges, doneres eller smides ud.
• Indhent tilbud fra flyttefirmaer.
• Bestil internet og telefoni til den nye adresse. Det kan tage længere tid end forventet.
• Gennemgå aftaler, der er knyttet til adressen: rengøring, kaffe, frugt, affald, alarm og forsikring.

1-2 måneder før

• Lav en plan over den nye indretning: hvem sidder hvor, mødelokaler, køkken og pauserum.
• Aftal hvornår kaffemaskine, køleskab og opvaskemaskine flyttes eller installeres. Kaffeautomater skal ofte have vand- og afløbstilslutning.
• Bestil adgangskort og nøgler.
• Opdater adressen hos myndigheder og leverandører. Virksomhedens adresse ændres i CVR via virk.dk.
• Informer kunder og samarbejdspartnere.

Ugen før

• Pak det, der ikke bruges dagligt.
• Mærk kasser med navn og placering på den nye adresse.
• Tag backup af data, og aftal hvordan IT-udstyr flyttes.
• Tjek at internettet er aktivt på den nye adresse.

Flyttedagen

• Hav én person, der styrer flyttefolkene på hver adresse.
• Tjek at alt er kommet med, før flyttebilen kører.
• Sørg for kaffe og noget at spise. Det bliver en lang dag.

Efter flytningen

• Opdater adresse på hjemmeside, Google-profil, e-mailsignaturer og fakturaer.
• Aflever det gamle lejemål i den stand, kontrakten kræver.
• Saml feedback fra medarbejderne efter et par uger, og juster indretningen.

Det, der oftest bliver glemt

1. Internet på den nye adresse.
2. Aftaler der automatisk fortsætter på den gamle adresse.
3. Vand og afløb til kaffemaskine og opvaskemaskine.
4. Adresseændring på Google-profilen, så kunderne kan finde jer.